SharePoint एक वेब-आधारित प्लेटफ़ॉर्म है जो साइटों की सामग्री को व्यवस्थित करने, ज्ञान साझा करने, सहयोग प्रदान करने, दस्तावेज़ प्रबंधित करने और जानकारी प्राप्त करने के लिए शक्तिशाली उपकरण प्रदान करता है. SharePoint की सामाजिक कार्यक्षमता यह है कि यह दुनिया में कहीं भी एक इंटरनेट कनेक्शन के माध्यम से सुलभ है, जो Users को आसानी से डेटा, दस्तावेजों और उन सूचनाओं तक पहुंचने में मदद करता है जिनकी उन्हें आवश्यकता है।
SharePoint एक वेब-आधारित प्लेटफ़ॉर्म है जो Microsoft द्वारा विकसित किया गया है और पहली बार वर्ष 2001 में लॉन्च किया गया है. यह एक उद्यम सहयोग और सामग्री प्रबंधन पोर्टल प्रदान करता है, जो Users को एक दूसरे से जुड़ने और संगठन में जानकारी साझा करने में सक्षम बनाता है, चूंकि यह एक सामग्री प्रबंधन पोर्टल है, इसलिए यह गैर-तकनीकी Users को आसानी से अपनी वेब साइट बनाने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है. SharePoint डेटा, सूचना और दस्तावेज़ों को संग्रहीत और साझा करने के लिए पर्याप्त स्थान प्रदान करता है।
SharePoint Microsoft द्वारा विकसित एक दस्तावेज़ प्रबंधन और सहयोग उपकरण है. यह मूल रूप से एक इंट्रानेट और सामग्री प्रबंधन प्रणाली है जिसका उपयोग आंतरिक उद्देश्यों के लिए एक संगठन को एक साथ लाने में सहायता करने के लिए किया जाता है. SharePoint में तकनीकों का एक बहुउद्देशीय सेट शामिल है जिसमें Office 365 के साथ-साथ आसान दस्तावेज़ प्रबंधन क्षमताओं के साथ एकीकरण है. माइक्रोसॉफ्ट के अनुसार, SharePoint का उपयोग फॉर्च्यून 500 कंपनियों के 78% द्वारा किया जाता है, 2006 और 2011 के बीच, Microsoft ने 36.5 मिलियन से अधिक उपयोगकर्ता लाइसेंस बेचे।
SharePoint एक वेब अनुप्रयोग है जो Microsoft Office के साथ एकीकृत होता है. 2001 में लॉन्च किया गया, SharePoint मुख्य रूप से एक दस्तावेज़ प्रबंधन और भंडारण प्रणाली के रूप में बेचा जाता है, लेकिन उत्पाद अत्यधिक विन्यास योग्य है और उपयोग संगठनों के बीच पर्याप्त रूप से भिन्न होता है. Share Point के विभिन्न भिन्न संस्करण हैं जिनके अलग-अलग कार्य हैं: SharePoint Online आमतौर पर Microsoft Office 365 सदस्यता में बंडल किया जाता है, लेकिन एकमुश्त खरीदा जा सकता है। यह सहयोग, फ़ाइल होस्टिंग और दस्तावेज़ और सामग्री प्रबंधन परिदृश्यों के मुख्य सेट तक सीमित है, और लगातार आधार पर अद्यतन किया जाता है।
SharePoint सर्वर उन संगठनों को प्रदान किया जाता है जो SharePoint के व्यवहार या डिज़ाइन पर अधिक नियंत्रण चाहते हैं. यह उत्पाद ग्राहक के IT Infrastructure पर स्थापित है. इसे लगातार कम अद्यतन प्राप्त होते हैं, लेकिन इसमें व्यापक सुविधाओं और अनुकूलन क्षमताओं का उपयोग होता है। शेयर पॉइंट सर्वर के तीन संस्करण हैं: फ़ाउंडेशन (फ़्री), स्टैंडर्ड और एंटरप्राइज, हालांकि 2016 में फ़्री वर्ज़न बंद कर दिया गया हो सकता है. इन सर्वरों को सामान्य वर्चुअल / क्लाउड सर्वर या होस्ट की गई सेवाओं के रूप में प्रावधान किया जा सकता है।
Microsoft SharePoint में 6 अलग-अलग क्षेत्र हैं, जो हैं निम्न है –
साइटें – वेबसाइटों का निर्माण और प्रबंधन
SharePoint साइटें उपकरण का एक सेट प्रदान करती हैं जो आपको अपनी वेबसाइट बनाने में मदद करता है, जो आपकी व्यक्तिगत साइट, आपकी कंपनी के लिए एक वेबसाइट और दुनिया के लिए वेबसाइट हो सकती है।
समुदाय – एक सामाजिक सहयोग पर्यावरण बनाना
SharePoint Online आधुनिक दृष्टिकोण प्रदान करता है जो आपको एक ही समय में कई लोगों के साथ काम करने, सहयोग करने, संगठित करने और संवाद करने में मदद करता है. SharePoint 2013 और उपरोक्त संस्करणों में विस्तृत उपयोगकर्ता प्रोफाइल, साझा कैलेंडर, दस्तावेज़ लाइब्रेरी और चर्चा बोर्ड बनाने की क्षमता है।
सामग्री – अपने दस्तावेज़, सूचना और रिकॉर्ड का प्रबंधन
SharePoint स्थानीय फ़ोल्डर या नेटवर्क साझा डिवाइस में सहेजने के बजाय SharePoint पर आपकी सामग्री को संग्रहीत करने के लिए एक स्थान प्रदान करता है. SharePoint आपके संगठन के सभी दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए एक उपकरण भी प्रदान करता है, जिसमें जानकारी भी शामिल है कि कौन उन्हें पढ़ और अपडेट कर सकता है, और आगे के बदलावों के लिए सामग्री लॉक कर सकता है।
खोज – आपके संगठन की निजी जानकारी के लिए Google
SharePoint एक जटिल खोज इंजन प्रदान करता है जो आपको अपनी सामग्री और लोगों को बहुत आसान और सुरक्षित तरीके से खोजने की अनुमति देता है. SharePoint में खोजें में निम्न की क्षमता शामिल है: साइट, लेखक, परिणाम प्रकार, और अधिक जैसे फिल्टर के साथ खोज परिणाम बढ़ाएं. परिणाम सेट के भीतर सामग्री का पूर्वावलोकन. मेटाडेटा के आधार पर खोज परिणाम बढ़ाएँ।
अंतर्दृष्टि – व्यावसायिक बुद्धि के लिए खुदाई
SharePoint आपको अपनी सभी जानकारी एक साथ लाने की अनुमति देता है, इसे समझें, सामग्री को अलग-अलग स्थानों जैसे कि स्प्रेडशीट, ब्लॉग, व्यावसायिक खुफिया प्रणालियों में व्यवस्थित करें और इसे समझ बनाने के लिए एक तरह से प्रस्तुत करें, इसका उपयोग डैशबोर्ड, Visio आरेख और स्कोरकार्ड बनाने के लिए भी किया जाता है।
सम्मिश्र – अपने व्यापार प्रणाली का घालमेल
SharePoint में कंपोज़िट डेटा, दस्तावेज़ और व्यवसाय प्रक्रिया को “डू-इट-योरसेल्फ” व्यापार समाधान में जोड़ता है. कंपोजिट का मुख्य लाभ यह है कि यह निवेश का बेहतर उपयोग प्रदान करता है, समाधान कोडिंग, रैपिड परिनियोजन, प्रोटोटाइप और संशोधनों पर निर्भर नहीं करता है. अब, सहयोग और सामग्री प्रबंधन प्रणाली को समझते हैं।
SharePoint एक प्रमुख उपकरण है जिसका उपयोग अधिकांश संगठन अपने ऑनलाइन और ऑफलाइन प्रोजेक्ट को विकसित करने के लिए करते हैं. यह सहयोग, सुरक्षित दस्तावेज़ प्रबंधन, वेबसाइट एकीकरण, और बहुत कुछ साबित करने के लिए एक मंच है. SharePoint का उपयोग निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए किया जाता है – कर्मचारी सहयोग और सहभागिता को बेहतर बनाने के लिए अधिकांश संगठन SharePoint का उपयोग करते हैं. SharePoint के साथ, आप तुरंत प्रोजेक्ट कार्य, कैलेंडर, डेटा, दस्तावेज़ और अन्य जैसी जानकारी तक पहुँच सकते हैं. SharePoint का उपयोग एक स्थान के बजाय एक साझा स्थान पर दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है, जैसे कि हार्ड ड्राइव. SharePoint का उपयोग आपकी कंपनी के लिए बाहरी और आंतरिक वेबसाइटों को बनाने और प्रबंधित करने के लिए भी किया जाता है. SharePoint का उपयोग सामाजिक नेटवर्किंग टूल का उपयोग करके कर्मचारी के संपर्क और संचार को बढ़ाने के लिए किया जाता है. SharePoint बेहतर दस्तावेज़ प्रबंधन क्षमता प्रदान करता है जैसे अनुमतियाँ जोड़ना जो विशेष दस्तावेज़ तक पहुँच सकते हैं और जो इन दस्तावेज़ों तक नहीं पहुँच सकते हैं।
SharePoint एक वेबसाइट-आधारित सहयोग प्रणाली है जो व्यावसायिक टीमों को एक साथ काम करने के लिए वर्कफ़्लो अनुप्रयोगों, “सूची” डेटाबेस और अन्य वेब भागों और सुरक्षा सुविधाओं का उपयोग करती है. SharePoint कंपनी को प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करके सूचनाओं तक पहुँच को नियंत्रित करने और व्यावसायिक इकाइयों में वर्कफ़्लो प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की क्षमता भी देता है. SharePoint, SharePoint Online के Microsoft क्लाउड संस्करण में अन्य क्लाउड अनुप्रयोगों के साथ कई अतिरिक्त एकीकरण क्षमताएं हैं. इसे किसी अन्य Office 365 या Microsoft 365 लाइसेंस वाले Microsoft पैकेज के कई अन्य कार्यक्षमता के साथ जोड़ा जाता है।
SharePoint का उपयोग करने के क्या लाभ हैं?
SharePoint बड़े और छोटे व्यवसायों में, सभी वर्टिकल में सूचना कार्यकर्ताओं के लिए उत्पादकता और दृश्यता बढ़ाता है. SharePoint की सुविधाएँ एक इंट्रानेट-आधारित क्रॉस सहयोग अनुभव के आसपास केंद्रित हैं जो कई अन्य लोगों के बीच सुरक्षित साझाकरण, सामग्री प्रबंधन और वर्कफ़्लो सहयोग सुविधाओं को सक्षम करता है. वेबसाइट-आधारित सहयोग प्लेटफ़ॉर्म के लिए SharePoint को बनाए रखना आसान है और अपने मौलिक स्तर पर, व्यापार Users के लिए समझना आसान है. यह असीम रूप से अनुकूलन योग्य और बड़े पैमाने पर स्केलेबल है, कई अलग-अलग तरीके हैं जो व्यवसायों को बढ़ी हुई उत्पादकता का एहसास करने और निवेश पर वापस आने के लिए मंच का उपयोग करते हैं।
SharePoint किसके लिए उपयोग किया जाता है?
बीते 17 वर्षों में SharePoint 500 कंपनियों में “इंट्रानेट” प्लेटफ़ॉर्म के रूप में कार्य कुशलता बढ़ाने में अभिन्न रहा है, जो अन्य व्यावसायिक क्षेत्रों को पार करता है. प्लेटफ़ॉर्म की कई विशेषताएं लोगों के लिए तदर्थ परियोजनाओं पर एक साथ काम करना और सूचना साझा करने, दस्तावेज़ प्रकाशन, और रिकॉर्डिंग डेटा के लिए मानक व्यवसाय प्रक्रियाओं को स्थापित करना बहुत आसान बनाती हैं. एक्सचेंज (आउटलुक ईमेल एप्लीकेशन) के साथ सुरक्षा नियंत्रण, सह-संलेखन, संस्करणकरण और एकीकरण जैसी विशेषताएं व्यावसायिक Users को कम समय में अधिक काम करने और उनके द्वारा उत्पादित कार्य की अखंडता बनाए रखने की क्षमता प्रदान करती हैं. SharePoint में निम्नलिखित की क्षमता शामिल है, दिखाई देने से पहले दस्तावेजों पर स्वीकृति की आवश्यकता होती है उन पर किसी भी अन्य संलेखन या संपादन को रोकने के लिए “चेक आउट” दस्तावेज़. दस्तावेज़ अपलोड होने या परिवर्तन किए जाने पर सूचनाएं प्राप्त करें, अगर / फिर दस्तावेजों को हिलाने या ईमेल करने, और रिकॉर्डिंग जानकारी जैसे कार्यों को स्वचालित करने के लिए तर्क का उपयोग करके वर्कफ़्लोज़ बनाएं
ये सभी सुविधाएँ व्यावसायिक Users की उत्पादकता बढ़ाती हैं, लेकिन SharePoint जो वास्तव में पूर्व दस्तावेज़ सहयोग प्रणालियों की तुलना में बेहतर करता है, वह जानकारी प्रदर्शित करता है कि कौन सी जानकारी / दस्तावेज़ संग्रहीत हैं और क्यों, SharePoint में यह अत्यंत आवश्यक है कि “मेटाडेटा”, या डेटा के बारे में जानकारी (जैसे संशोधित समय, द्वारा बनाया गया, आदि), लेकिन दस्तावेजों या वस्तुओं पर कस्टम ‘टैग’ भी ताकि श्रमिक बेहतर तरीके से समझ सकें कि दस्तावेज़ क्यों मौजूद हो सकता है और इसे खोले बिना क्यों महत्वपूर्ण है. SharePoint Users को आसान-से-उपयोग प्रारूप में कस्टम डेटाबेस बनाने की अनुमति देता है, और उन हजारों टुकड़ों की जानकारी रिकॉर्ड करता है जिन्हें पहले बताई गई वर्कफ़्लो या अन्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं में एकीकृत किया जा सकता है।
SharePoint, Microsoft का सहयोग प्लेटफ़ॉर्म है, जो Google डिस्क के समान है, फिर भी बहुत अधिक है. यह एक ऐसी जगह है जहाँ टीम के सदस्य संचार कर सकते हैं, डेटा का आदान-प्रदान कर सकते हैं और एक साथ काम कर सकते हैं; एक साझा फ़ाइल भंडार, ब्लॉग, वेब सामग्री प्रबंधन प्रणाली और एक इंट्रानेट. आज का SharePoint अपनी ताकत पर बनाता है और Windows, macOS, Android, iOS और वेब ब्राउज़र के साथ संगत है. यह “साइट” की एक ही अवधारणा को बरकरार रखता है, लेकिन अधिक हाल के संस्करणों ने उस साइट पर एप्लिकेशन जोड़ने की क्षमता पेश की, तीसरे पक्ष के डेवलपर्स के पास एक बाज़ार भी है जिसमें वे अपनी पेशकश कर सकते हैं।
SharePoint की सुविधाओं की एक सूची नीचे दी गई है –
Social Computing
SharePoint परिवेश में उन्नत सहयोग सक्षम करता है जैसे कि विकी, ब्लॉग, फ़ोरम, आदि, उदाहरण के लिए, SharePoint स्काइप के साथ एकीकृत होता है, जो कर्मचारियों को अपने व्यावसायिक भागीदारों के साथ आसानी से संवाद करने की अनुमति देता है।
Rich UI
SharePoint स्वचालित रूप से आपकी वेबसाइटों के लिए User interface का निर्माण करता है जिसमें आप अपनी आवश्यकता के अनुसार User interface को आसानी से संपादित, अनुकूलित कर सकते हैं।
Business Search Engine
SharePoint एक व्यावसायिक खोज इंजन प्रदान करता है जो आपको आपकी क्वेरी के आधार पर प्रासंगिक सामग्री खोजने में मदद करता है, उदाहरण के लिए- Google।
Azure Search
Azure खोज अनुकूलित अनुप्रयोग के साथ उन्नत खोज कार्यक्षमता का उपयोग करता है।
Outlook Integration
SharePoint के साथ आउटलुक एकीकरण एक फ़ोल्डर पदानुक्रम का उपयोग करके क्षमताओं का विस्तार करता है जिसे ऑनलाइन और ऑफलाइन दोनों मोड में एक्सेस किया जा सकता है. यह Users को SharePoint के साथ फ़ोल्डर्स को सिंक्रनाइज़ करने और फ़ोल्डर में ईमेल ले जाने के लिए ड्रैग-ड्रॉप या कॉपी-पेस्ट का उपयोग करने में मदद करता है।
SharePoint के लाभ
SharePoint के लाभों की एक सूची नीचे दी गई है –
Business Intelligence
SharePoint Users को उन डेटा को एकत्र करने और प्रकाशित करने की अनुमति देता है जो पोर्टल पर संग्रहीत हैं और संबंधित संगठन द्वारा सुलभ हैं. SharePoint स्थापना के आधार पर, डेटा को Excel, OneNote, और Microsoft SQL सर्वर सहित विभिन्न स्रोतों से प्रकाशित और खींचा जा सकता है. यह Users को आवश्यक जानकारी सुनिश्चित करके व्यावसायिक प्रक्रिया का अनुकूलन करता है।
Highly Responsive
SharePoint सभी उपकरणों और प्लेटफार्मों के लिए अत्यधिक उत्तरदायी है. यह महत्वपूर्ण कार्य करता है जैसे कि दस्तावेजों को साझा करना, व्यवसाय रिपोर्ट के रिकॉर्ड को संग्रहीत करना, ग्राहक के प्रश्नों का उत्तर देना, आदि।
Cloud Framework
SharePoint स्केलेबल, सरल, त्वरित और आसानी से वेब के माध्यम से किसी भी समय, कहीं से भी अपनी परियोजना से जुड़ सकता है।
Ease of use
SharePoint कई सुविधाएँ और उपकरण प्रदान करता है जो किसी भी संगठन को संगठन की आवश्यकताओं के अनुसार जल्दी से प्रतिक्रिया करने की अनुमति देते हैं. यह बिना तकनीकी ज्ञान के डैशबोर्ड, वेब पोर्टल, स्कोरकार्ड और व्यवसाय डेटा कनेक्टिविटी बनाने जैसे व्यावसायिक समाधान बनाने और बनाए रखने का एक आसान तरीका प्रदान करता है।
Team Collaboration
टीम सहयोग SharePoint के सबसे महत्वपूर्ण लाभों में से एक है. यह आपको अपने सहयोगियों और व्यावसायिक भागीदारों के साथ रचनात्मक तरीके से विचारों, दस्तावेजों और महत्वपूर्ण जानकारी को साझा करने की अनुमति देता है. यह दृष्टिकोण सूचना और ज्ञान को पूरे संगठन में अधिक बार प्रवाहित करने की अनुमति देता है।
Integrated platform
SharePoint सरल एकीकरण तकनीकों जैसे कि सिंपल ऑब्जेक्ट एक्सेस प्रोटोकॉल (SOAP), एक्स्टेंसिबल मार्क-अप लैंग्वेज (XML), कई एप्लिकेशन प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस (APIs), और दस्तावेजों और सूचियों के लिए इवेंट हैंडलर की अनुमति देता है।
Security
जैसा कि आप जानते हैं, किसी भी संगठन के लिए व्यावसायिक डेटा की सुरक्षा पहली प्राथमिकता है. SharePoint उपयोगकर्ताओं को फ़ायरवॉल का उपयोग करके व्यावसायिक डेटा को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और इसके अनधिकृत उपयोग को रोकने की अनुमति देता है. यह यह सुनिश्चित करने के लिए क्लाउड समाधानों का भी उपयोग करता है कि गोपनीय दस्तावेज़ क्लाउड पर संग्रहीत हैं और कभी भी समझौता नहीं किया जाएगा।
Document Management
दस्तावेज़ प्रबंधन SharePoint का सबसे व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला लाभ है. इसमें कई विशेषताएं शामिल हैं जो दस्तावेजों को बनाए रखने में मदद करती हैं. दस्तावेज़ प्रबंधन की कुछ महत्वपूर्ण विशेषताएं हैं संस्करण नियंत्रण, दस्तावेज़ चेक आउट और चेक-इन, दस्तावेज़ खोज, अनुमति अलर्ट, अनुकूलित टेम्पलेट दस्तावेज़ वर्कफ़्लो और दस्तावेज़ अलर्ट।
SharePoint के नुकसान
SharePoint के नुकसान की एक सूची नीचे दी गई है –
एकीकरण के लिए अधिक विकास प्रयास की आवश्यकता होती है
SharePoint एकीकरण मुद्दों को बहुत महत्वपूर्ण माना जाना चाहिए क्योंकि प्रत्येक User project बनाने के लिए अपना अधिक समय और लागत खर्च करता है लेकिन यदि परियोजना विफल हो जाती है तो समय और धन का अपव्यय होगा।
Expensive
SharePoint स्थापित करना और बनाए रखना महंगा हो सकता है. SharePoint का सबसे बड़ा नुकसान इसकी लाइसेंसिंग संरचना है, SharePoint Online योजना 1 – $ 5.00 user / माह, SharePoint ऑनलाइन योजना 2 – $ 10.00 user / माह, Office 365 Enterprise E3 – $ 20.00 user / महीना
